Nutzungsbedingungen für das ePostfach der Rentenbank

Stand: 15.04.2025

Die Landwirtschaftliche Rentenbank, Theodor-Heuss-Allee 80, 60486 Frankfurt am Main („Rentenbank“) führt in Erfüllung ihres Auftrages gemäß § 3 des Gesetzes über die Landwirtschaftliche Rentenbank Fördermaßnahmen für die Landwirtschaft und für den ländlichen Raum insbesondere mittels Finanzierungen durch.

Für die digitale Bearbeitung ihrer Fördermaßnahmen hat die Rentenbank unter der Adresse https://portal.rentenbank.de/epostfach ein Portal („ePostfach“) eingerichtet, das von den Geschäftspartnern der Rentenbank unentgeltlich genutzt werden kann. Das ePostfach dient dem elektronischen Austausch von Nachrichten und Dokumenten, die ansonsten im beleghaften Verfahren per Post oder Telefax ausgetauscht würden. Es handelt sich hierbei nicht um eine von der Rentenbank für den Geschäftspartner erbrachte Dienstleistung, insbesondere keine IKT-Dienstleistung i.S.d. EU-Verordnung 2022/2554 („DORA“).

1. Definitionen

In diesen Nutzungsbedingungen werden die folgenden Begriffe im hier beschriebenen Sinn verwendet:

1.1 „Geschäftspartner“: Als Geschäftspartner gilt die juristische Person, an die die Rentenbank im ePostfach elektronische Nachrichten übermittelt und von der sie elektronische Nachrichten erhält.

1.2 „Elektronische Nachricht“: Hiervon umfasst sind alle Nachrichten, Dokumente und sonstige digitale Informationen, die im ePostfach von einer an die andere Partei übermittelt werden.

1.3 „Partei“: Geschäftspartner und Rentenbank werden jeweils als „Partei“ und gemeinsam als „Parteien“ bezeichnet.

1.4 „GP-Administrator“: GP-Administratoren sind auf Seiten des Geschäftspartners dafür verantwortlich, Nutzer des Geschäftspartners für das ePostfach einzurichten und ihnen entsprechend der jeweiligen internen Vorgaben Berechtigungen zu erteilen.

1.5 „Nutzer“: Nutzer sind auf Seiten des Geschäftspartners diejenigen Personen, die – abhängig von den jeweiligen internen Vorgaben – Lese- und/ oder Schreibrechte für das Postfach des Geschäftspartners erhalten.

 

2. Gegenstand der Vereinbarung

2.1 Das ePostfach dient der rechtsverbindlichen Übermittlung von elektronischen Nachrichten zwischen dem Geschäftspartner und der Rentenbank.

2.2 Diese Nutzungsbedingungen gelten im Verhältnis zwischen der Rentenbank als Betreiberin des ePostfachs und dem Geschäftspartner.

2.3 Art und Umfang des ePostfachs beinhaltet Folgendes:

a. Der Geschäftspartner erhält ein ihm zugewiesenes Postfach mit je einem Ein- und einem Ausgangsordner sowie Unterordnern.

b. Die an den Geschäftspartner adressierten elektronischen Nachrichten werden von der Rentenbank im Eingangsordner des Geschäftspartners hinterlegt.

c. Der Geschäftspartner hinterlegt die an die Rentenbank adressierten elektronischen Nachrichten in seinem Ausgangsordner. Anhand des Status „eingegangen“ kann der Geschäftspartner erkennen, dass das Dokument erfolgreich an die Rentenbank übermittelt wurde. Sobald der Status von „versendet“ auf „eingegangen“ wechselt, wird ein Zeitstempel mit der Bezeichnung „eingegangen am“ für die Übermittlung festgelegt.

d. Im Ausgangsordner abgelegte Dateien dürfen eine Größe von bis zu 25 MB aufweisen. Die Anzahl der abgelegten Dateien ist nicht beschränkt. Zugelassen sind folgende Dateitypen: pdf, jpeg, png, csv, tif.

 

3. Elektronische Nachrichten - Rechtswirksamkeit, Beweiskraft

3.1 Die im ePostfach übermittelten elektronischen Nachrichten stellen – vorbehaltlich der Regelung in Ziffer 3 3 – rechtsgeschäftlich verbindliche Erklärungen der Parteien dar. Dies gilt – vorbehaltlich der Regelung in Ziffer 3 Abs. 3 – auch für digitale Dokumente, die keine eigenhändigen Unterschriften von Handelnden der Parteien tragen oder wiedergeben, selbst wenn in diesen Dokumenten solche Unterschriften vorgesehen sind. Der Geschäftspartner erkennt alle durch seine GP-Administratoren und Nutzer im ePostfach getätigten Handlungen als rechtsgeschäftlich verbindlich an.

3.2 Eine Partei kann sich nicht deshalb auf die Rechtsunwirksamkeit oder die fehlende Beweiskraft von elektronischen Nachrichten berufen, weil diese elektronisch erzeugt und/ oder übermittelt wurden.

3.3 Sofern eine Erklärung aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Bestimmungen der Schriftform bedarf, kann sie nicht rechtswirksam im ePostfach an die andere Partei übermittelt werden. Eine gleichwohl erfolgende Übermittlung im ePostfach dient lediglich einer Vorabinformation und ist nicht rechtsverbindlich.

 

4. Zugang

4.1 Eine an den Geschäftspartner adressierte elektronische Nachricht gilt als rechtswirksam zugegangen, wenn sie erfolgreich im Postfach des Geschäftspartners hinterlegt wurde. An die Rentenbank adressierte elektronische Nachrichten gelten zu dem Zeitpunkt als zugegangen, der im Sendungsverlauf des jeweiligen Postausgangsordners in der Spalte „eingegangen am“ als Zeitstempel angezeigt wird.

4.2 Wird die elektronische Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten gemäß Ziffer 7 Abs. 2 im ePostfach übermittelt, so gilt sie mit Beginn der Geschäftszeit des nächstfolgenden Bankarbeitstages der anderen Partei als zugegangen.

4.3 Sofern der Absender einer elektronischen Nachricht eine Eingangsbestätigung erwartet, obliegt es dem Absender, bei Ausbleiben dieser Antwort unverzüglich die andere Partei per Brief, Telefax, Telefon oder E-Mail zu kontaktieren.

4.4 Alle an die Rentenbank übermittelten elektronischen Nachrichten werden einer Virenprüfung unterzogen. Elektronische Nachrichten, die gemäß Virenprüfung von Viren befallen sein sollen, werden nicht weiterverarbeitet. Dies kann der Nutzer daran erkennen, dass das Dokument im Sendungsverlauf nicht auf den Status „eingegangen“ wechselt. Solche elektronischen Nachrichten gelten als nicht zugegangen. Der Geschäftspartner muss die elektronischen Nachrichten neu erstellen und erneut in den Ausgangsordner ablegen.

 

5. Benutzerberechtigungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung

5.1 Auf Antrag des Geschäftspartners gemäß Formular „Antrag zur Verwaltung von Zugangsberechtigungen zum ePostfach der Rentenbank“ richtet die Rentenbank GP-Administratoren ein.

5.2 Die Benutzerberechtigungen des Geschäftspartners werden von den GP-Administratoren eigenständig verwaltet. Dazu gehören im Einzelnen:

a. Einrichten der Nutzer;

b. Setzen und Entfernen von Leserechten in dem Eingangsordner des Geschäftspartners;

c. Setzen und Entfernen von Lese- und Schreibrechten in dem Ausgangsordner des Geschäftspartners;

d. Setzen und Entfernen von Rechten gemäß Ziffer 5 Abs. 2 lit. b) und c) in den jeweiligen Unterordnern von Eingangs- bzw. Ausgangsordner;

e. Deaktivieren von Benutzern.

5.3 Nutzer des ePostfachs können abhängig von den durch den GP-Administrator des Geschäftspartners vergebenen Berechtigungen Eingangsordner einsehen und vorhandene elektronische Nachrichten lesen sowie als gelesen markieren (Leserechte). Bei entsprechender Berechtigung dürfen sie in den Ausgangsordnern elektronische Nachrichten hinterlegen (Schreibrechte). Berechtigungen, die ihnen für übergeordnete Ordner vergeben wurden, gelten auch für die zugehörigen Unterordner. Die Nutzer können elektronische Nachrichten in den Ordnern des Geschäftspartners nicht löschen.

5.4 Elektronische Nachrichten in den Eingangsordnern werden ausschließlich systemseitig zu dem hinterlegten Löschdatum automatisiert gelöscht. Die Löschung erfolgt frühestens 3 Monate, spätestens jedoch 12 Monate nach dem Übermitteln der elektronischen Nachricht in den Eingangsordnern.

5.5 Sowohl GP-Administratoren als auch Nutzer können eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Erhöhung des Zugriffsschutzes für ihr Konto einrichten. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann — sofern nicht mehr gewünscht — jederzeit im eigenen Konto deaktiviert werden. Die Rentenbank kann die Nutzung des ePostfachs in Zukunft aus nachvollziehbaren Gründen (insbesondere zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben oder zur Vermeidung erheblicher Sicherheitsrisiken) von der Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung abhängig machen.

 

6. Sorgfaltspflichten/ Datenschutz

6.1 Die Parteien verpflichten sich zum Schutz des ePostfachs gegen unbefugten Zugriff von dritter Seite, das unbefugte Übermitteln oder Lesen von elektronischen Nachrichten oder sonstigen Missbrauch.

6.2 Die Vertraulichkeit der Inhalte der elektronischen Nachrichten werden die Parteien jeweils anhand geeigneter interner technischer und organisatorischer Maßnahmen sicherstellen (z.B. Beschränkung des zugriffsberechtigten Personenkreises). Dies gilt im Falle von personenbezogenen Daten (z.B. Darlehensnehmer-Daten) insbesondere auch für die Einhaltung der Vorschriften der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

6.3 Die GP-Administratoren sind verpflichtet, in regelmäßigen Abständen - mindestens einmal jährlich - die Benutzerberechtigungen auf ihre Notwendigkeit hin zu prüfen. Bei Austritt von Mitarbeitern des Geschäftspartners sind zugeordnete Berechtigungen für das ePostfach unverzüglich zu löschen, bei einem internen Wechsel ggf. anzupassen oder ebenfalls unverzüglich zu löschen.

 

7. Zeitliche Regelungen, Betriebszeiten

7.1 Als Arbeitstag der Kommunikationseinrichtungen im Sinne dieser Nutzungsbedingungen gilt jeder Tag, an dem im Europäischen Zahlungsverkehrssystem TARGET2 Euro-Zahlungen abgewickelt werden können. „TARGET2“ ist das „Trans-European Automated Real-time Gross Settlement Express Transfer System“.

7.2 Die Geschäftszeiten der Arbeitstage gemäß Ziffer 7 1 sind von 07:00 Uhr bis 20:00 Uhr.

7.3 Support und Hilfestellung zum ePostfach erfolgt seitens der Rentenbank zu den Geschäftszeiten an Frankfurter Bankarbeitstagen zwischen 9:00 Uhr und 16:00 Uhr.

 

8. Störungen

8.1 Erkennt die Rentenbank eine Störung des ePostfachs oder hat sie insoweit eine begründete Vermutung, wird Sie die Geschäftspartner per E-Mail umgehend informieren. Entsprechende Informationen der Rentenbank werden dem/ den GP-Administrator/en des Geschäftspartners erteilt.

8.2 Im Falle einer Störung wird die Rentenbank nach Wiederherstellung der Verfügbarkeit des ePostfachs die Nachrichten nachträglich an den Geschäftspartner übermitteln.

 

9. Haftung

9.1 Die Parteien haften jeweils unbeschränkt

a. für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen,

b. für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,

c. für Schäden, die auf der Verletzung einer Garantie oder der Produkthaftung beruhen.

9.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, die wesentlich für die Geltung dieser Nutzungsbedingungen ist (Kardinalpflicht), ist die Haftung der jeweiligen Partei der Höhe nach begrenzt auf den Schaden, der nach der Art des fraglichen Geschäfts vorhersehbar und typisch ist.

9.3 Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter, Vertreter und Organe der jeweiligen Partei.

 

10. Aufzeichnung, Aufbewahrung

10.1 Die Rentenbank zeichnet sämtliche elektronische Nachrichten vollständig, chronologisch, identifizierbar und geschützt vor Manipulationen, Löschungen sowie Überschreibungen elektronisch auf.

10.2 Die elektronischen Nachrichten werden im ePostfach nicht dauerhaft, sondern nur temporär zum Zweck des Austauschs gespeichert. Die dauerhafte Aufzeichnung und Aufbewahrung der übermittelten elektronischen Nachrichten gemäß den gesetzlichen Vorgaben hat jede Partei eigenständig und in eigener Verantwortung außerhalb des ePostfachs sicherzustellen.

 

11. Laufzeit, Kündigung, Änderung

11.1 Diese Nutzungsbedingungen gelten auf unbestimmte Zeit.

11.2 Die Nutzungsbedingungen enden automatisch mit der Kündigung des Vertrages über die Nutzung des ePostfachs der Rentenbank.

11.3 Auch im Falle einer Kündigung bleiben die Regelungen in den Ziffern 6, 9 und 10 dieser Nutzungsbedingungen nach Beendigung des Vertrages wirksam.

11.4 Die Rentenbank behält sich das Recht vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Über Änderungen der Nutzungsbedingungen wird der Geschäftspartner spätestens 4 Wochen vor dem vorgeschlagenen Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens per E-Mail informiert. Die Zustimmung des Geschäftspartners gilt als erteilt, wenn er seine Ablehnung nicht vor dem vorgeschlagenen Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung angezeigt hat. Auf diese Genehmigungswirkung wird die Rentenbank in ihrer Mitteilung besonders hinweisen.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).

12.2 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen nichtig oder unwirksam sein oder werden, so bleiben die Nutzungsbedingungen als Ganzes und die übrigen Bestimmungen davon unberührt. An die Stelle nichtiger oder unwirksamer Nutzungsbedingungen treten die gesetzlichen Bestimmungen. Dies gilt ebenso im Falle von Regelungslücken.

12.3 Gerichtsstand ist Frankfurt am Main. Zuständig sind die ordentlichen Gerichte.

 

13. Sonderbestimmungen für Start-ups, die aus dem Zweckvermögen des Bundes bei der Landwirtschaftlichen Rentenbank gefördert werden

 

Handelt es sich bei dem Geschäftspartner i. S. v. Ziff. 1 Abs. 1 dieser Nutzungsbedingungen um ein Start-up, das bei der Rentenbank gemäß der „Richtlinie über die Verwendung des Zweckvermögens des Bundes bei der Landwirtschaftlichen Rentenbank – Förderung innovativer, agrarnaher Start-ups“ eine Förderung beantragt, so gelten zusätzlich die folgenden Sonderbestimmungen:

 

13.1 Vorrangig zu den Regelungen in Ziff. 3 und 4 dieser Nutzungsbedingungen gilt Folgendes:

a. Ein Verwaltungsakt gegenüber dem Start-up (z. B. Zuwendungsbescheid, Ablehnung des Antrags, Widerspruchsbescheid sowie ggf. Widerrufs-, Rücknahme-, Änderungs- bzw. Übertragungsbescheid) wird von der Rentenbank immer schriftlich erlassen.

b. Ein Widerspruch gegen einen Verwaltungsakt der Rentenbank muss den Anforderungen gemäß § 70 Abs. 1 VwGO entsprechen, d.h. schriftlich bzw. entsprechend schriftformersetzend erfolgen.

c. Wird eine Kopie eines Dokuments gemäß Ziffer 13 Abs. 1 lit. a) und b) im ePostfach an die jeweils andere Partei übermittelt, dient dies lediglich der Vorabinformation und ist nicht rechtsverbindlich.

13.2 Vor Antragstellung wird die Rentenbank von mindestens einer vertretungsberechtigten Person des Start-ups im Wege eines der folgenden Identifizierungsverfahren einen Identitätsnachweis verlangen:

• Postident-Verfahren
• Videoident-Verfahren
• eID-Verfahren (Elektronischer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes)

Die Rentenbank nutzt für die rechtlich vorgeschriebene Identifizierung das POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG als Vertragspartner. Weitergehende Informationen zu den verschiedenen POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post sind abrufbar unter: https://www.deutschepost.de/de/p/postident.html

13.3 Vertritt der Nutzer das Start-up aufgrund wirksamer Vollmacht bzw. handelt er für dieses als Vertretungsberechtigter, muss der Rentenbank hierfür ein geeigneter Nachweis erbracht werden. Der Nachweis kann als elektronische Nachricht im ePostfach an die Rentenbank übermittelt werden.

13.4 Die Nutzungsbedingungen können von jeder Partei ohne Angabe von Gründen mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Quartalsende schriftlich gekündigt werden. Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.