Datenschutzerklärung zu Videokonferenzen

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle:

Landwirtschaftliche Rentenbank
Theodor-Heuss-Allee 80
60486 Frankfurt am Main

Telefon: +49 69 2107-0
Telefax: +49 (0)69 2107-6444 
E-Mail: office@rentenbank.de

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Landwirtschaftliche Rentenbank
Datenschutzbeauftragter
Theodor-Heuss-Allee 80
60486 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutzbeauftragter@rentenbank.de

2. Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden das Tool „Microsoft Teams“, um Online-Meetings sowie Video-/Telefonkonferenzen durchzuführen (nachfolgend gesamtheitlich als „Online-Meetings“ bezeichnet). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Ltd. One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (nachfolgend „Anbieter“ genannt).

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise ausschließlich für die Teilnahme an von der Rentenbank terminierten Online-Meetings gilt. Sofern Sie die offizielle Webseite von Microsoft Teams aufrufen (bspw. zum Download der Microsoft Teams App), ist der Anbieter für die dabei erhobenen Daten verantwortlich. Beachten Sie daher in diesem Falle die vom Anbieter bereitgestellten Informationen zum Datenschutz.

Bei der Verwendung von Microsoft Teams werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Durchführung des Online-Meetings zur Sicherung unserer IT-Systeme sowie der Verbesserung der Systemstabilität dieser Systeme.

Die Rentenbank besitzt darüber hinaus eine begrenzte Anzahl von Lizenzen für das Tool WebEx der Firma Cisco, welche bei gravierenden Störungen und daraus verbundener Nicht-Verfügbarkeit von Microsoft Teams zum Einsatz kommen.
Sofern nicht anderweitig angegeben, finden die Angaben in dieser Datenschutzerklärung Anwendung auf beide Tools / Anbieter.

3. Art der erhobenen Daten

Bei der Durchführung von Online-Meetings werden – je nach Anlass – die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten erhoben:

• Benutzerdaten, bspw. Vorname, Nachname, Anzeigename, Profilbild (sofern vorhanden), E-Mail-Adresse, etc.
• Metadaten, bspw. Thema und Beschreibung des Online-Meetings, IP-Adressen der Teilnehmenden, Geräte- bzw. Hardwarekennungen, Datum, Uhrzeit, etc.
• Audio-, Video- & Textdaten, Chatnachrichten, Videobild, Telefonnummer (bei telefonischer Einwahl), etc.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der beschriebenen Daten richtet sich nach dem konkreten Zweck des Online-Meetings.

• Erfolgt das Online-Meeting im Rahmen einer gemeinsamen Vertragsbeziehung (bzw. dessen Anbahnung) mit Ihnen als natürliche Person, so ist die Verarbeitung im Rahmen von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zulässig. Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Job-Interviews für eine offene Stelle geschehen, für die Sie sich beworben haben.
• Sofern das Online-Meeting im Bezug zum Förderauftrag der Rentenbank steht, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO i.V.m. dem Gesetz über die Landwirtschaftliche Rentenbank.
• Für sonstige Online-Meetings besteht ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der effektiven und zeitgemäßen Durchführung von Online-Meetings zur Abstimmung und Besprechung der entsprechenden thematischen Inhalte.

5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Abweichend hiervon finden Weitergaben statt, sofern Sie zur Erreichung der jeweiligen Zwecke – bspw. der Sicherung der IT-Systeme – notwendig sind. Zudem erhält der Anbieter des Dienstes und die mit ihm verbundenen Unternehmen Zugriff auf personenbezogene Daten, um die Bereitstellung und den Betrieb des Dienstes gewährleisten zu können und den Service zu verbessern. Dieser Zugriff erstreckt sich nicht auf Inhalte des jeweiligen Online-Meetings.

Bitte beachten Sie, dass die Rentenbank unter Umständen verpflichtet sein kann, personenbezogene Daten weiterzugeben, bspw. im Rahmen von Prüfungen von Aufsichtsbehörden oder im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer

Eine Datenverarbeitung in einem Drittland findet grundsätzlich nicht statt. Die Rentenbank nutzt die gegebenen Möglichkeiten von Microsoft zum Speicherort von personenbezogenen Daten und beschränkt diesen – sofern möglich - auf Länder innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR).

In seltenen Fällen, bspw. bei großen Störungen oder Störungen außerhalb regulärer Geschäftszeiten, können autorisierte Mitarbeiter des Dienstleisters Zugriff erhalten, um notwendige Tätigkeiten für die Behandlung der Fälle durchzuführen. Der Zugriff ist auf die Menge und Art der Daten beschränkt, die zur Erreichung des entsprechenden Zwecks erforderlich sind.

Beim Anbieter Microsoft verwenden wir zusätzlich die sogenannte „Customer Lockbox“. Hierdurch wird sichergestellt, dass ein Zugriff des Dienstleisters im Rahmen von Support nicht ohne Freigabe von Mitarbeitenden der Rentenbank erfolgen kann.

7. Speicherdauer und Löschung von Daten

Die Rentenbank verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Zur Erfüllung gehört auch die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten aus anderen Gesetzgebungen, wie bspw. dem Handelsgesetzbuch.

Audio- & Videodaten werden nur für die Dauer des Online-Meetings verarbeitet. Eine Aufzeichnung inkl. der Speicherung des Online-Meetings erfolgt nur, soweit sie darauf explizit hingewiesen werden.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

a) Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit (schriftlich, telefonisch, per Fax, per E-Mail) gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, in der Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;

b) Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Sie können bspw. Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer verlangen;

c) Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

d) Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

e) Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit z. B. die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (s. Ziff. 8);

f) Art. 20 DS- GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

g) Art. 77 DS-GVO eine Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu richten, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Datenverarbeitung durch die Rentenbank rechtswidrig erfolgt. Bei Beschwerden können Sie sich an den Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden.

9. Zusätzliche Hinweise

Bitte beachten Sie zudem, dass die beschriebenen Hinweise ausschließlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Rentenbank Gültigkeit aufweisen. Für die Erbringung der reinen Telekommunikationsdienstleistung ist der jeweilige Anbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetztes (TKG) zur Einhaltung der Datenschutzgrundsätze des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) und des TKG verantwortlich. Bei Fragen zum Datenschutz zu dieser Basis-Funktionalität wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Dienstleister.

• Dienstleister Microsoft für Microsoft Teams
  Microsoft-Datenschutzbestimmungen – Microsoft-Datenschutz
• Dienstleister Cisco für WebEx
  Cisco Online-Datenschutzerklärung - Cisco